Monotonna i powtarzalna praca wykonywana na komputerze to rutyna dla wielu polskich firm i ich pracowników. Badanie* przeprowadzone przez firmę SAIO ujawnia, że niemal 3/4 respondentów traci zbyt wiele czasu na tego typu zadania każdego dnia. Co więcej, aż 79% badanych uważa, że jest to demotywujące i może prowadzić do wypalenia zawodowego. Wyniki ankiety pokazują, że tylko 30% ankietowanych radzi sobie z powtarzalnymi pracami biurowymi w mniej niż godzinę, podczas gdy 41% traci na nie nawet do trzech godzin dziennie.

Według specjalistów z dziedziny RPA (Robotic Process Automation – Robotyzacja Procesów Biznesowych), do najbardziej monotonnych zadań, które wykonywane są przez pracowników polskich i zagranicznych firm, należą m.in.: wprowadzanie informacji do systemów firmowych, segregowanie i odpowiadanie na e-maile, wypełnianie dokumentów, sporządzanie raportów oraz zarządzanie fakturami.

Przyczyny wprowadzenia automatyzacji w firmach obejmują dążenie do zwiększenia konkurencyjności, poprawy obsługi klienta oraz oszczędności wynikające z optymalizacji procesów. Ten trend jest także widoczny w sektorze motoryzacyjnym.

Eksperci z SAIO zebrali kilka konkretnych przypadków, ilustrujących korzyści płynące z automatyzacji wspomaganej sztuczną inteligencją, które mogą pomóc firmom z różnorodnych sektorów w optymalizacji procesów biznesowych.

1. Automatyczne tworzenie raportów wykonanych usług

Serwisant proponuje klientowi usługi serwisowe dla samochodu. Wybór odpowiednich usług może być uciążliwy, szczególnie gdy należy uwzględnić wcześniejsze prace. Roboty SAIO ułatwiają ten proces, analizując numer VIN i generując raport z poprzednich napraw. Dzięki temu serwisant może z łatwością zaproponować klientowi nowe, właściwe usługi.

2. Zautomatyzowane raporty cen aut używanych (per model)

Wycena używanego samochodu jest procesem skomplikowanym i czasochłonnym, który wymaga sprawdzenia wielu różnych źródeł informacji. Aby zrobić to szybko i skutecznie, robot przygotowuje raport cen aut na podstawie modelu, rocznika oraz wyposażenia. Dzięki temu dealer może dokładnie określić wartość samochodu i zaproponować uczciwą cenę za jego odkupienie przy rozliczeniu za nowy pojazd. Robot zbiera ceny z różnych portali motoryzacyjnych, analizuje je i tworzy szczegółowy raport, który jest zapisywany w wskazanym miejscu na dysku. Dzięki temu proces wyceny staje się szybszy i bardziej precyzyjny.

3. Automatyczna i zrobotyzowana weryfikacja kontrahenta

Gromadzenie i weryfikacja informacji o kontrahencie odgrywa kluczową rolę w przypadku sprzedaży B2B, zwłaszcza w przypadku firm posiadających flotę pojazdów. Handlowcy tradycyjnie muszą poświęcić sporo czasu na tę procedurę, jednak dzięki wykorzystaniu technologii RPA i sztucznej inteligencji, robot jest w stanie skrócić ten proces do zaledwie dwóch minut. Dodatkowo, eliminuje on błędy ludzkie i regularnie porównuje zebrane dane, co eliminuje konieczność wielokrotnego sprawdzania kontrahenta w różnych źródłach. Dzięki temu, nie ma potrzeby manualnej weryfikacji kontrahenta na wielu stronach internetowych, w rejestrze podatników VAT czy listach sankcji.

4. Automatyczne zapisanie klienta na przegląd serwisowy

W sektorze usługowym coraz częściej klienci samodzielnie rezerwują wybrane terminy bez konieczności kontaktu z personelem recepcji. Zainstalowany na komputerach firmowych robot (na przykład w sieci serwisowej lub u dealera) automatycznie zapisuje klientów na przeglądy serwisowe. W takich przypadkach voice bot gromadzi dane od klienta (na przykład numer VIN), a następnie zapisuje je w bazie danych i proponuje termin wizyty.

5. Zrobotyzowane raportowanie sprzedaży

W branży dealerskiej panuje silna konkurencja, którą odzwierciedla walka o marże i intensywne działania sprzedażowe. Wykorzystanie automatyzacji może przynieść firmie przewagę konkurencyjną, umożliwiając m.in. generowanie automatycznych raportów sprzedaży z systemów DMS. Dzięki robotowi możliwe jest wejście do systemu, wybór odpowiednich danych, zapisanie raportu na pulpicie pracownika oraz przygotowanie analizy sprzedaży.

6. Zrobotyzowanie procesów HR

Automatyzacja w branży motoryzacyjnej nie tylko optymalizuje obsługę klienta, zwiększa efektywność i zapewnia bezpieczeństwo, lecz także ułatwia zarządzanie personelem. W przypadku dużej liczby pracowników, roboty mogą okazać się niezastąpione, ponieważ:

• pobierają dane z ZUS PUE o zwolnieniach lekarskich bądź dokumentach ubezpieczeniowych,
• tworzą zdigitalizowane teczki pracownicze,
• wysyłają przypomnienia do kalendarza o terminach kolejnych badań lekarskich, terminach umów czy szkoleniach,
• wprowadzają wnioski urlopowe i przygotowują raporty o urlopach czy nieobecnościach.

„Pamiętajmy, że firmy z branży automotive przetwarzają ogromne ilości dokumentów i danych, których analiza i zbieranie jest nie tylko czasochłonne, ale i bardzo nużące. Niestety często kończy się to wypełnianiem setek tabelek, co nie tylko wpływa demotywująco na zatrudnione tam osoby, ale generuje setki straconych godzin pracy, a tym samym zbędne koszty. Oszczędności w tym wymiarze mogą okazać się kluczowe dla budowania przewagi konkurencyjnej. Robotyzacja wspierana sztuczną inteligencją może sobie wreszcie z tymi wyzwaniami w łatwy sposób „poradzić”, bez konieczności zatrudniania kolejnych osób w działach finansowych, HR, logistycznych, customer service czy innych” – mówi Przemysław Lewicki, CEO SAIO SA.

Automatyzacja procesów biznesowych (RPA) umożliwia zautomatyzowanie rutynowych zadań wykonywanych na komputerze poprzez imitowanie działań ludzkich. Jest to obecnie jedna z najdynamiczniej rozwijających się dziedzin IT, kluczowa dla strategii biznesowych zarówno dużych firm, jak i przedsiębiorstw średnich i małych. Dzięki niej można zaoszczędzić czas i koszty związane z wykonywaniem przez pracowników procesów, które zajmują im zwykle znacznie więcej czasu niż robotowi, albo nie mogą być wykonane przez nich ze względu na ich złożoność. W ciągu roku 2021 wartość rynku RPA oszacowano na 2,4 miliarda dolarów, a do 2024 roku prognozowana jest globalna wartość tego rynku na niemal 5 miliardów USD. Dzięki robotyzacji pracownicy mogą zarządzać procesem wdrażania i kontrolowania bota, który automatycznie wykonuje za nich powtarzalne zadania, często bez konieczności zaangażowania działu IT. Co ważne, roboty biznesowe eliminują ludzkie błędy, a czas wdrożenia wynosi często tylko dwa do trzech tygodni.

W badaniu przeprowadzonym na zlecenie SAIO, wyniki pokazują, że aż 40% respondentów nie miało wcześniej doświadczenia z systemami RPA. Jednocześnie, ponad połowa tych, którzy znali ten termin (51%) uważa, że wdrożenie robotyzacji przyniosłoby wzrost konkurencyjności firmy oraz poprawę zadowolenia personelu z pracy.

„Wyniki naszych badań dość jasno wskazują, że pracownicy poświęcają codziennie bardzo dużo czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności na komputerze, co w prosty sposób może prowadzić do niezadowolenia z pracy, a nawet wypalenia zawodowego. Dlatego zarówno robotyzacji, jak i sztucznej inteligencji w biznesie nie należy się bać, lecz trzeba w mądry sposób zacząć korzystać z niej do usprawniania naszych codziennych działań” – podsumowuje Przemysław Lewicki, CEO SAIO SA.

* Ankieta przeprowadzona wśród ponad 400 szefów i pracowników polskich firm przez portal Business Insider na zlecenie firmy SAIO w 2023 r.

Źródło: SAIO

Chcesz być na bieżąco z naszymi informacjami?