Podsumowanie 2020 roku w kontekście kontroli PIP daje jasny sygnał: transport znalazł się pod lupą kontrolujących. Specyfika pracy i rozliczania kierowców, liczne i wprowadzające w błąd interpretacje oraz częste zmiany przepisów to istna mieszanka wybuchowa. Kancelaria Transportowa ITD-PIP podsumowuje, jakie elementy są brane pod uwagę podczas kontroli i podpowiada, jak wybrnąć z ewidencyjnych zakamarków.

Statystycznie wykryto uchybienia podczas co piątej kontroli, a dodatkowo na uwagę zasługuje fakt, że transport znalazł się w niechlubnej czołówce branż, w których pojawiło się najwięcej naruszeń. Dlaczego?

23 lutego 2021 roku podczas obrad Rady Ochrony Pracy prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy, dyskusji poddano wypłatę świadczeń pracowniczych. Doświadczenia pokontrolne Inspektorów wykazały szereg uchybień związanych z naruszeniem przepisów Kodeksu pracy regulujących kwestie wynagrodzeniowe.

W latach 2018-2020 przeprowadzono łącznie ponad 45,6 tysięcy kontroli. W trakcie czynności stwierdzono szereg naruszeń, a dodatkowy niepokój kontrolujących wzbudziła liczba skarg, jakie wpłynęły do PIP – odnotowano ich aż 74 tysiące! Jednak największe wrażenie wywołują statystyki pokontrolne: wydano 15,9 decyzji nakazujących wypłatę wynagrodzeń dla blisko 112,4 tysięcy pracowników. Kwota łączna to blisko 278,1 mln zł.

Rozliczenia kierowców odbiegają znacznie od tego, w jaki sposób rozlicza się przeciętnego pracownika etatowego. U magazyniera, pracownika sklepu i kierowcy wystąpią pozornie te same elementy jak chociażby nadgodziny. Ale jak je rekompensować? Jak prawidłowo je zliczać? Jaki wpływ ma system równoważny, podstawowy czy też zadaniowy na ilość nadgodzin? Jak prawidłowo rozliczać inne, obowiązkowe składniki wynagrodzenia? A w końcu: czym jest doba dla kierowcy i jaki ma wpływ na rozliczenia?

A skoro o dobie mowa – tutaj jako ciekawostkę można wtrącić też fakt, że swego czasu nawet służby kontrolne, świadomie lub mniej świadomie, za sprawą programu do rozliczania czasu pracy, pozwalały sobie na popełnienie kardynalnego błędu związanego z… ilością dób w dobie.

Pierwsze pandemiczne miesiące przyniosły trwogę, chaos i… tarczę antykryzysową. Zgodnie z zapisami zawartymi w tym dokumencie, pracodawcy zyskali możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy o 20%. Już po drugim kwartale eksperci Kancelarii ITD-PIP sygnalizowali o technicznych problemach związanych z rozliczeniem kierowców w okresie kwiecień- czerwiec.

UWAGA! Nadmiarowe godziny miały wpływ na nieprawidłową stawkę godzinową oraz na błędne przeliczenie nadgodzin średniotygodniowych! Należało to skorygować! Dodatkowo problemem w tym zakresie jest również to, że przedsiębiorcy jedynie deklarowali obniżenie wymiaru, a w rzeczywistości pracownicy mieli podobny, a nawet większy wymiar pracy.

Czas w transporcie jest na wagę złota. Godziny pracy kierowcy również. Jednak godziny te to nie złoty pociąg, który owiany tajemnicą, jest skrzętnie ukrywany przed światem zewnętrznym. Niestety, ale przedsiębiorstwa transportowe właśnie w ten sposób podchodzą do tematu nadgodzin. Dlaczego?

Problem jest znany również inspektorom PIP, na co wskazują kontrole przeprowadzane właśnie w tym kierunku. Zwracają oni uwagę na poprawność rekompensat nadgodzin czasem wolnym oraz na to, że wypłaty dodatków nagminnie przesuwane są do oddania w innych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Zespół Kancelarii Transportowej ITD-PIP od kilku miesięcy prowadzi akcję informacyjną mającą na cel zwrócenie uwagi na niezwykle istotny wpływ optymalizacji kosztowych na kondycję firmy. Zwiększenie dochodu firmy bez zwiększania przychodów? Tak! Właśnie na tym polega optymalizacja – na zwiększaniu kosztów tam, gdzie można i zwiększaniu tam, gdzie jest to niezbędne.

Prawa tego świata są nieugięte: doba trwa 24 godziny, dni w tygodniu jest 7, miesięcy 12, a rok trwa 365 dni – z wyjątkiem tego jednego, dodatkowego dnia, który pojawia się co 4 lata. Proste, a jednak… Jednak w pewnym momencie, w transporcie pojawiło się coś wręcz fenomenalnego. Dla celów rozliczania czasu pracy doba, a potocznie „doba pracownicza/rozliczeniowa”, która trwa dokładnie 24 godziny (nie mniej i nie więcej) i jest liczona od pierwszego zdarzenia w danym tygodniu pracy (po okresie odpoczynku tygodniowego), stała się celem interpretacji i modyfikacji sposobu rozliczania.

Metoda „nachodzenia się dób” już kilka lat temu została zakwestionowana przez PIP z powodu podwójnego naliczania aktywności dla pracy ograniczonej do 10h w nocy. Takie „drogowe” podejście do doby, nie działa w przypadku przepisów pracowniczych i rozliczaniu ewidencji. Programy do rozliczania ewidencji czasu pracy potrafiły naliczać podwójnie te same zdarzenia pracy na przełomie dni, co w efekcie powodowało, że w tygodniu, owych dób (cykli) potrafiło być 8 lub 9. Służby kontrolne skorygowały w miarę swojej wiedzy i możliwości ustawienia programu kontrolnego, ale nie każdy rozliczający wie jak to zrobić we własnej firmie. Metody te są ustawiane w programach, zatem fakt posiadania takiego czy innego programu wymaga jeszcze weryfikacji ustawień, które nie są domyślnie zaznaczone po instalacji aktualizacji.

Niektórzy stare metody rozliczania uznają za niezmienne i prawidłowe, a jednak podejście i wyniki rozliczeń zmieniają się na przestrzeni lat i warto to zweryfikować. Wyraźnie wskazane podejście do rozpoczynania pracy 2x w tej samej dobie można wyczytać w przepisie o Indywidualnym rozkładzie czasu pracy: „Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych”.

Dla lepszego zobrazowania sytuacji wyobraź sobie, że widzisz 7 koszyków podpisanych dniami tygodnia. W pierwszym masz 8 klocków, w drugim 4, w trzecim 13, w czwartym 8, a w piątym 7. Wyobraź sobie, że każdy z tych klocków odpowiada jednej przepracowanej godzinie. I po raz kolejny wyobraź sobie, że nabywasz cudownych mocy, które pozwalają Ci na to, aby nadliczbowe klocki z koszyka „środa” przerzucić do koszyka „piątek”. Dlaczego?

Jeśli dostrzegasz różnice w interpretacjach, podświadomie odczuwasz ciekawość dotyczącą źródeł występowania takich niespójności – sprawdź samodzielnie jak wygląda proces rozliczania kierowcy w wydaniu innych firm. Tutaj znajdziesz link, gdzie możesz wypełnić formularz i zgłosić się po darmowe rozliczenie kierowcy. Dzięki temu zweryfikujesz różnice, poznasz inne podejście – może korzystniejsze dla Ciebie z punktu widzenia ekonomicznego?

Źródło: Kancelaria Transportowej ITD-PIP