Nawet stosunkowo niewielki warsztat powinien postarać się pomóc swojemu klientowi, który zostaje „unieruchomiony” przez awarię samochodu.

Zapewnienie mobilności – bo to termin szerszy niż „samochód zastępczy” – wcale nie musi być ani drogie w organizacji, ani być uciążliwym kosztem dla warsztatu. Przede wszystkim, ważne by klient poczuł, że nie jest nam obojętny po tym, jak zostawia u nas samochód. Miłym gestem będzie zapytanie czy nie potrzebuje pomocy w powrocie do domu czy dojeździe do pracy. W zależności od oczekiwań można ofiarować bilety komunikacji miejskiej (osoby nieprzyzwyczajone do korzystania z niej zwykle mają problem z ich sprawnym zakupem) lub zamówić taksówkę. W tym drugim przypadku, w zależności od klienta i kosztu naprawy, warsztat może nawet za tą taksówkę zapłacić. Są warsztaty, które są położone na uboczu i wykorzystują to oferując swoim klientom możliwość bezpłatnego wypożyczenia roweru na przykład na czas potrzebny do przeprowadzenia przeglądu okresowego. Klient może zatem spędzić miło czas zamiast tkwić w naszej poczekalni.

Najważniejszą formą „gwarancji mobilności” są jednak samochody zastępcze. Trzeba mierzyć siły na zamiary: nie warto kupować samochodów nowych ani przesadnie drogich.

W praktyce najlepiej sprawdzają się kilkuletnie auta kompaktowe. Większość dostępnych na rynku ma radio i klimatyzację, a to jedyne udogodnienia na których naprawdę zależy klientom. Inwestowanie w większe samochody nie tylko jest nieopłacalne, ale może wręcz przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.

Jeśli nasz warsztat specjalizuje się w jednej marce, auto zastępcze powinno być tej samej marki.

Co ważne, samochód zastępczy ma zarabiać na siebie.

W pozostałych przypadkach wypożyczenie samochodu zastępczego powinno być płatne, ale o wiele mniej niż w wypożyczalniach. Ceny takiej usługi w warsztatach wahają się od 30 do 200 zł za dobę. Nie żądajmy dodatkowej opłaty za zużyte paliwo, gdyż zwykle klienci przejeżdżają takimi samochodami nie więcej niż kilkadziesiąt kilometrów.

Także wypożyczenie samochodu zastępczego powinno być maksymalnie uproszczone. Umowa nie powinna być dłuższa niż jedna strona A4.

Ważne jednak, żeby zweryfikować czy klient ma prawo jazdy i ksero tego dokumentu dołączyć do naszego egzemplarza umowy wypożyczenia.

Co ważne, samochód zastępczy powinien jak najmniej stać, a jak najwięcej „pracować”. Nasz doradca serwisu już na etapie umawiania się z klientem powinien ustalić czy samochód zastępczy będzie mu potrzebny. Auto zastępcze może być wykorzystane także do realizacji usługi „door-to-door”, czyli do odebrania samochodu spod domu klienta lub dostarczenia mu go w ten sposób.

Ważną rolą samochodu zastępczego jest bycie nośnikiem reklamy naszego warsztatu. Reklama ta powinna być jednak stonowana i zawierać jedno hasło oraz kontakt (adres, telefon) naszego warsztatu. Pamiętajmy, że samochód jest jak billboard reklamowy – ludzie widzą go przez kilka sekund, więc nie ma sensu umieszczanie na nim zbyt wielu informacji.

Koszty eksploatacji takiego samochodu nie są duże. Bieżącą obsługą możemy zająć się sami, ale i tak trzeba liczyć się z koniecznością wykonania jednego przeglądu rocznie.

Poza ubezpieczeniem (OC i AC) najważniejszą pozycją w kosztorysie będzie mycie i sprzątanie wnętrza, które trzeba będzie wykonywać (lub zlecać) regularnie.