Mimo trudnych warunków ekonomicznych, wciąż opłaca się być w branży TSL. Firma Transcash wyjaśnia jak zostać spedytorem i jakie formalności trzeba spełnić.
Zgodnie z definicją sektora TSL, spedycja stanowi jego fundamentalny element i, podobnie jak litera „S” w tym akronimie, odgrywa centralną rolę w procesie transportu towarów. Spedytor działa jako mediator pomiędzy nadawcą a odbiorcą ładunku, zajmując się organizacją efektywnego, bezpiecznego i ekonomicznie optymalnego przewozu. Do jego zadań należy wycena usług transportowych, nadzór nad przebiegiem transportu oraz pełnienie roli pierwszego kontaktu w przypadku wystąpienia problemów. Ponadto, spedytor monitoruje płatności między zleceniodawcą a zleceniobiorcą i w razie potrzeby udziela rad obu stronom w każdej kwestii, która może się pojawić.
Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.eu, Fot. Transcash
„By skutecznie realizować te zadania, spedytor musi świetnie znać rynek i dysponować szeroką siecią kontaktów, zwłaszcza wśród firm transportowych gotowych podjąć zlecone ładunki. Z tego powodu transfer z sektora transportu do spedycji lub rozszerzenie obecnej działalności o ten aspekt to często naturalna i najbardziej intuicyjna droga, dająca największe szanse na sukces własnej działalności. Oszacowanie swoich szans i możliwości w tym względzie to pierwsze i najważniejsze zadanie potencjalnego spedytora”– radzi Jakub Gwiazdowski, Head of Partnership & Relations w Transcash.
Otworzenie działalności spedycyjnej wiąże się z koniecznością spełnienia określonych formalności, ponieważ w Polsce ta forma działalności jest uregulowana prawnie i wymaga posiadania licencji. Świadczenie usług polegających na pośrednictwie w przewozie towarów, co jest formalnie definiowane jako spedycja, podlega przepisom Ustawy o transporcie drogowym (artykuł 5b, ustępy 2 i 3).
Załóż firmę zanim zostaniesz spedytorem
Aby rozpocząć działalność w branży spedycyjnej, należy najpierw zarejestrować standardową działalność gospodarczą. Proces ten obejmuje zarejestrowanie rodzaju działalności w CEIDG lub KRS, w zależności od formy prawnej. Spółki cywilne oraz jednoosobowe działalności gospodarcze rejestruje się w CEIDG, natomiast pozostałe formy w KRS. Rejestracja ta umożliwia uzyskanie niezbędnych numerów NIP i REGON. W praktyce, spedytorzy często decydują się na utworzenie spółki kapitałowej, zazwyczaj w formie spółki z o.o.
Podczas zakupu działalności spedycyjnej, w formularzu rejestracyjnym należy wskazać odpowiedni kod PKD 52.29.C, który dotyczy „działalności pozostałych agencji spedycyjnych”. Po zakończeniu procesu rejestracji konieczne jest dokonanie zgłoszenia do ZUS oraz dokonanie wyboru formy opodatkowania, co może wiązać się z rejestracją jako płatnik VAT poprzez wypełnienie formularza VAT-R.
Podane kroki są konieczne dla większości przedsiębiorców (zakres działań może różnić się w zależności od wybranej formy działalności), jednak w branży spedycyjnej obowiązują dodatkowe wymagania, z których najważniejsze to uzyskanie licencji spedycyjnej.
Licencja spedycyjna - jakie warunki należy spełnić?
Aby legalnie wykonywać zawód spedytora, niezbędne jest posiadanie licencji spedycyjnej, formalnie określanej jako licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa w przewozach.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która pragnie uzyskać tę licencję, musi spełnić szereg warunków:
Dobra reputacja – wymóg ten odnosi się do niekaralności, dlatego konieczne jest dołączenie stosownego zaświadczenia do wniosku o licencję.
Certyfikat Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym – przynajmniej jedna osoba związana z przedsiębiorstwem musi go posiadać. W ramach wniosku należy złożyć kopię certyfikatu i oświadczenie osoby odpowiedzialnej za transport drogowy w firmie.
Zdolność finansowa – firma ubiegająca się o licencję spedycyjną musi dysponować majątkiem lub kapitałem w wysokości 50 tys. euro, przy czym jako część tego majątku mogą być uwzględnione również nieruchomości.
Uzyskanie licencji spedycyjnej nie wymaga ukończenia szkolenia ani zdawania egzaminu; jest przyznawana po spełnieniu wymogów określonych w przepisach.
Licencja jest wydawana na okres od 2 do 50 lat, co wiąże się z opłatami w przedziale od 800 do 1000 zł. Dokonanie wpłaty w wysokości 1000 zł umożliwia uzyskanie licencji ważnej nawet przez 50 lat od daty jej wydania.
Gdzie uzyskać licencję spedycyjną?
Zgodnie z przepisami ustawy o transporcie drogowym, odpowiedzialnym organem za przyznawanie omawianej licencji jest starosta powiatowy właściwy dla lokalizacji siedziby firmy, która ubiega się o jej wydanie.
Aby złożyć wniosek, należy dostarczyć do urzędu wypełniony formularz oraz dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów ustawowych. Warto zaznaczyć, że obecnie możliwe jest również wypełnienie wniosku online. Czas oczekiwania na wydanie licencji spedycyjnej zazwyczaj wynosi do 30 dni, o ile nie ma potrzeby wprowadzania poprawek czy dostarczania dodatkowych dokumentów.
Każdy przedsiębiorca planujący prowadzenie działalności spedycyjnej jest zobowiązany do uzyskania odpowiedniej licencji. W przypadku stwierdzenia jej braku, zgodnie z ustawą może zostać nałożona na niego kara w wysokości do 12 tysięcy złotych.
Ubezpieczenie OC spedytora (OCS)
Ubezpieczenie OC spedytora (odpowiedzialności cywilnej spedytora) to dedykowane ubezpieczenie, które zabezpiecza przed konsekwencjami finansowymi roszczeń związanych z ewentualnymi błędami lub niedopatrzeniami podczas świadczenia usług transportowych. W przeciwieństwie do standardowego ubezpieczenia OC, jego posiadanie nie jest obowiązkowe, lecz jest mile widziane.
„Działalność w branży TSL jest obarczona sporym ryzykiem związanym nie tylko z kondycją towaru, ale też dokumentacją przewozu, pakowaniem przesyłek, kontrolą celną oraz ładunkiem czy rozładunkiem. Jeśli w wyniku błędów spedytora, w zakresie opisanym w OWU (ogólnych warunkach ubezpieczenia) dojdzie do uszkodzenia lub utraty towaru, polisa pokryje związane z tym koszty”– tłumaczy Jakub Gwiazdowski.
Typowa oferta ubezpieczeniowa może zawierać klauzule wyłączające, które uniemożliwiają wypłatę odszkodowania w niektórych sytuacjach. Dotyczy to na przykład szkód wynikających z siły wyższej, wydania przesyłki osobie bez uprawnień, czy też nieprzestrzegania wskazówek zleceniodawcy odnośnie organizacji transportu. Niektóre z tych wyłączeń mogą być jednak włączone do polisy, co zazwyczaj wiąże się z koniecznością podniesienia składki.
Firma spedycyjna - czy to się opłaca?
Jak wyjaśnia Jakub Gwiazdowski z Transcash.eu, koszty prowadzenia działalności spedycyjnej zależą od wielu czynników:
„Część z nich jest stała i wynika z faktu prowadzenia działalności, przy czym opłata licencyjna to kropla w morzu kosztów, które należy uwzględnić w biznesplanie. Spełnienie wymogu finansowego, choć wydaje się spory, w praktyce nie musi być przeszkodą, jeśli właściciel firmy ma np. własną nieruchomość. Spedytor pracujący wyłącznie w roli organizatora przewozu, a więc nie posiadający własnej floty, nie ponosi kosztów jej utrzymania czy eksploatacji.”
Jednym z istotnych wydatków jest zakup dostępu do przynajmniej jednej giełdy ładunków, co wiąże się z miesięcznym kosztem rzędu kilku setek złotych za każdą z nich. Liczba pracowników zatrudnionych przez spedytora zależy od skali jego działalności, co ma wpływ na całkowite koszty operacyjne. Obecnie średnie wynagrodzenie pracownika w branży spedycyjnej oscyluje wokół 6 tysięcy złotych brutto, jednak system wynagrodzeń różni się w zależności od wielu czynników. Koszty prowadzenia firmy spedycyjnej mogą się znacznie różnić, szczególnie w kontekście jej możliwości zarobkowych. Aby w pełni wykorzystać potencjał zarobkowy, spedytorzy muszą dobrze rozumieć rynek oraz jego specyfikę.
