Nowoczesne systemy informatyczne mogą znacznie usprawnić działanie warsztatu, co będzie miało przełożenie na wyższe przychody z działalności.

Rewolucji technicznej, która nastąpiła w ciągu ostatnich kilkunastu lat ignorować po prostu nie można, a żeby nie być gołosłownym, zaczniemy od przykładu. Jeśli warsztat ma ok. 3 tys. zleceń naprawy w ciągu roku, samo ręczne wypisywanie formularzy w czasie przyjmowania samochodu zajmie 200 roboczogodzin. To pełny miesiąc pracy jednego pracownika.

Jak więc powinien wyglądać system informatyczny w nowoczesnym warsztacie? Zacznijmy od czytnika kodów kreskowych 2D. Polskie dowody rejestracyjne od ponad 10 lat zawierają dane w formie kodu QR – to taka czarno-biała, kwadratowa grafika. Zbiór pozornie przypadkowych linii po odczytaniu przez specjalnie urządzenie umożliwia nam przeniesienie danych z dowodu rejestracyjnego wprost do aplikacji, w której tworzymy zlecenie. Wystarczy tylko uzupełnić wpis o dane kontaktowe klienta (numer telefonu) i w 10 sekund mamy pełny profil klienta w naszej bazie – zamiast np. ręcznie przepisywać numer VIN. To nie jedyne zastosowanie takiego czytnika.

Wróćmy jednak do procesu przyjmowania zlecenia. Niezależnie od tego, czy klient przyjechał do warsztatu w celu usunięcia usterki czy na planowy przegląd, pracownik obsługi klienta musi oszacować koszt i czas potrzebny na wykonanie zleconych prac. Dopiero na podstawie tych informacji podaje klientowi cenę. Dzięki np. programowi serwisowemu AuDaConAIS możliwe jest sprawdzenie czasu potrzebnego na wykonanie określonych czynności. Wiadomo, że wymiana sprzęgła w jednym modelu samochodu może zająć 2 godziny, a w innym 6 godzin. Biorąc pod uwagę liczbę modeli aut jeżdżących po polskich drogach i ich licznych wariantów, mechanik bez takiej bazy w części przypadków może wyłącznie zgadywać, ile zajmie taka naprawa.

Co gorsza, oszacowanie czasu naprawy na 2 godziny, podczas gdy zajmie to 6 może oznaczać, że nie tylko nie zarobimy na takiej naprawie, ale wręcz „dołożymy do interesu”.

Użytkowanie każdego pojazdu wymaga jego okresowej obsługi, która powinna być wykonana według zaleceń producenta pojazdu. Dysponując odpowiednią aplikacją, nie tylko wiemy jakie, dokładnie czynności obsługowe przewidział producent samochodu w danym momencie (po określonym przebiegu) – taką samą informacją dysponuje ASO – ale także możemy przekazać klientowi wykaz przeprowadzonych czynności. Dzięki temu klient wie, co dokładnie zostało sprawdzone i za co płaci. Czynności serwisowe można także rozszerzyć o dodatkowe prace zgłoszone indywidualnie przez klienta. Dzięki tego typu informacjom warsztaty mogą przeprowadzać prace serwisowe zgodne z zaleceniami producentów i oferować klientom okresową obsługę ich pojazdów na najwyższym poziomie.

Ostatni krok to integracja naszego systemu z katalogami dostawców części. Mogą być to zarówno systemy online, dzięki czemu jesteśmy w stanie nie tylko sprawdzić cenę potrzebnej nam części, ale także jej dostępność (termin dostawy), jak i katalogi offline, które po prostu umożliwią nam dobranie odpowiedniej części do danego modelu auta.

Na wystawianiu zleceń jednak użyteczność takiego programu się nie kończy. Do każdego zlecenia lub dokumentu sprzedaży można przypisać konkretnego pracownika/pracowników (a nawet określić ich procentowe zaangażowanie w daną czynność), co umożliwia późniejsze generowanie raportów i ocenę jakości pracy poszczególnych pracowników.

Na tym nie koniec korzyści. Moduł odpowiedzialny za gospodarkę magazynową umożliwia import elektronicznych faktur, które nie wymagają ręcznego wprowadzania towarów do komputera.

Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań nie tylko usprawnia pracę warsztatu, ale umożliwia także lepsze dotarcie do klientów. Do tego służą funkcje CRM, czyli „zarządzania relacjami z klientem”. Pod tym marketingowym określeniem kryją się wszystkie sposoby aktywnego pozyskiwania zleceń, w przeciwieństwie do biernego czekania, aż klient sam do nas przyjdzie.

Jak pisaliśmy wyżej, dzięki programowi Integra Car 7 dysponujemy bazą naszych klientów. Ci podpisując zlecenia mogą wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości o charakterze marketingowym (większość taką zgodę wyraża). Z kolei każdej części czy materiałowi eksploatacyjnemu możemy przypisać okres, po którym powinien zostać wymieniony. Przykładowo – płyn hamulcowy wymieniamy co dwa lata. Jeśli klient zlecał nam taką wymianę, zostanie to odnotowane w systemie i po upływie tego okresu system sam o tym przypomni. Kilka kliknięć myszki umożliwia wysłanie klientowi SMS lub e-maila z zaproszeniem na wymianę.

Chcemy zorganizować wiosenną akcję obsługi klimatyzacji? Możemy automatycznie posortować naszą bazę klientów tak, by zaznaczyć tylko tych, których auta są wyposażone w klimatyzację i następnie wysłać im elektroniczne zaproszenie na jej przegląd.

W przypadku produktów firmy Integra Software dobra wiadomość jest taka, że wymagania wobec posiadanych lub kupowanych komputerów są minimalne – program da się „odpalić” nawet na 10-letnim komputerze. Za oprogramowanie płaci się raz – licencja jest bezterminowa, program można dostosować do indywidualnych potrzeb każdego serwisu odpowiednio dobierając moduły dodatkowe np. niezbędny do współpracy z systemami serwisowymi (Esi[tronic], Autodata, Vivid, TecDoc, AuDaConAIS), moduł CRM, konto SMS.

Firma Integra Software oferuje także wdrożenie (instalację, konfigurację i szkolenie z obsługi) swojego programu, wsparcie techniczne w czasie użytkowania oraz możliwość przeniesienia danych z poprzednio używanego systemu, co pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy z nowym programem.

Zdjęcia: Integra Software