Każde przedsiębiorstwo w Polsce zobligowane jest do prowadzenia księgowości, czy to uproszczonej (np. książki przychodów i rozchodów), czy też pełnej księgowości. Nie inaczej jest w przypadku firm z branży motoryzacyjnej.

W większości przypadków prowadzenie księgowości jest zlecone zewnętrznym biurom rachunkowym.

Co miesiąc firmy dostarczają setki dokumentów sprzedaży (faktury, paragony), zakupu, dokumenty magazynowe, przelewy, itp. w formie papierowej do biura rachunkowego w celu ich ewidencji, a biura przygotowują comiesięczne obligatoryjne sprawozdania w formie deklaracji VAT, PIT, CIT, JPK, itp.

Wiąże to się oczywiście z kosztami, które firma musi co miesiąc ponosić. Koszty te wahają się od 500 zł netto za książkę przychodów i rozchodów, do ponad 2000 zł netto za pełną księgowość.

Koszty prowadzenia księgowości są uzależnione od ilości dokumentów sprzedaży, zakupu, ilości pracowników, rodzaju prowadzenia działalności, itp.

Rynek usług księgowych w Polsce bardzo się zmienia. Poza typowymi usługami księgowymi, biura rachunkowe świadczą usługi doradcze w zakresie księgowości, podatków, prawa handlowego.

Pojawiły się na rynku nowoczesne biura, które zaczęły inwestować w rozwiązania informatyczne, które usprawniają wymianę informację z klientami m.in. poprzez wdrażanie systemów OCR, pobieranie dokumentów i wyciągów w formie elektronicznej. Obowiązki związane z rachunkowością wymagają szczególnej skrupulatności oraz skupienia – jest to obszar, w którym nietrudno o błąd ludzki. Dzięki automatyzacji ryzyko pomyłki zostaje zminimalizowane.

Na przełomie sierpnia i września Integra Software przeprowadziła analizę kosztów prowadzenia usług księgowych w następujących miastach w Polsce: Gdańsk, Katowice, Koszalin, Poznań, Warszawa i Wrocław.

Rozmowy przeprowadzono z przeszło 50 biurami rachunkowymi. Jedynie 30% z tych, z nich jest gotowa na przyjmowanie danych w formie elektronicznej. Pozostała cześć nie oferowała takich usług. Integra skoncentrowała się więc na biurach rachunkowych, które są gotowe świadczyć usługi księgowe z możliwością pobierania danych w formie elektronicznej tj. pobierania rejestru sprzedaży oraz zakupów do systemów księgowych wykorzystywanych przez biura.

Posiadanie tego typu usługi wiąże się też z dużymi korzyściami dla samego biura, choćby zmniejszenie czasu na wprowadzania dokumentów do programu księgowego.

Po przeprowadzonych rozmowach okazało się, że współpraca z biurem, które ma możliwość pobierania danych w formie elektronicznej wiąże się z obniżeniem kosztów prowadzenia księgowości.

I tak w przypadku prowadzenia książki przychodów i rozchodów dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej, koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 450 zł do powyżej 1 500 zł netto w zależności od miasta. Czyli w skali roku, te koszty oscylują od 5 400 zł do 18 000 zł netto. Wzorcowa firma, dla której Integra prowadziła badania generuje średnio ok. 130 dokumentów sprzedaży i zakupu.

W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej, koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 70% i oscylowały w przedziale od 300 zł do 462 zł netto miesięcznie. Czyli roczne oszczędności dla firmy, która zleca prowadzenie książki przychodów i rozchodów wahają się od 1 800 zł do prawie 12 500 zł netto.

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, roczne oszczędności są znacznie większe. I tak w przypadku prowadzenia pełnej księgowości dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej, koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 1 500 zł do nawet 6 000 zł netto w zależności od miasta. Czyli w skali roku, te koszty oscylują od 18 000 zł do 72 000 zł netto.

Wzorcowa firma, dla której Integra prowadziła badania generuje średnio ok. 600 dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej wraz z wyciągami w formie elektronicznej, koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 50% i oscylowały w przedziale od 1 050 zł do maksymalnie 3 000 zł netto miesięcznie. Czyli roczne oszczędności dla firmy, która zleca prowadzenie pełnej księgowości wahają się od 5 400 zł do prawie 36 000 zł netto.

Po pierwsze, to współpracować z biurem, które ma tego typu usługi w swojej ofercie i jest gotowe na przyjmowanie dokumentów w formie elektronicznej. Po drugie posiadać oprogramowanie, które ma możliwość eksportowania dokumentów do systemu finansowo-księgowego wg dedykowanego formatu/pliku.

Wyżej wymienione oprogramowanie powinno współpracować z najpopularniejszymi programami księgowymi, które są wykorzystywane w Polsce, to m.in. Comarch Optima, InsERT Rachmistrz GT/InsERT Rewizor GT, Sage Symfonia.

Zakres wymiany danych pomiędzy programami powinien dotyczyć następujących dokumentów: sprzedaży, zakupu dla księgi handlowej i książki przychodów i rozchodów oraz magazynowych i kasowych dla księgi handlowej.

System Integra posiada dedykowane interfejsy pozwalające na eksportowanie danych do programów finansowo-księgowych zarówno prowadzących KPiR jak również pełną księgowość. Więcej informacji można uzyskać u przedstawicieli Integra Software.

Źródło: Integra Software